My Clock

Kamis, 02 Desember 2010

Tugas Softskill

GAMBARAN UMUM MANAJEMEN

Manajemen biasanya didefinisikan sebagai fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan suatu cara sistematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi diatas, maka majemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Tingkatan Manajemen
1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi.
2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut.
3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut.

Fungsi-fungsi Manajemen
Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan  rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasional secara optimal. 

 PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :  = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi
   untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
  personal2 di semua tingkatan manajemen.

2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Keahlian & Pengetahuan manajer
Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
Komunikasi : 
Memecahan masalah

Pengetahuan Manajer :
Mengerti Komputer (computer literacy) : pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah computer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan computer, kemampuan menggunakan computer.
Mengerti Informasi (Information literacy) : meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap-tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti computer, seorang manajer dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti computer. Kenyataannya jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus mengerti computer dan informasi.

  • Perencanaan
  • Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
  • Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
  • Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.[sunting]
  • Tujuan
  • Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
  • Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
  • Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluatingadalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
  • Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
  • [sunting]
  • Elemen perencanaan
  • [sunting]
  • Sasaran
  • Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
  • Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
  • Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
  • Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
  • [sunting]
  • Rencana
  • Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
  • Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
  • Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
  • Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

  • I.              PENGORGANISASIAN

  • Pengertian organisasi
  • Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  • Pengertian Pengorganisasian.
  • Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

  • 1.      Teori-teori organisasi
  • Organisasi Menurut Stoner
  • Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
  • Organisasi Menurut James D. Mooney
  • Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
  • Organisasi Menurut Chester I. Bernard
  • Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.




  • II.                 STRUKTUR ORGANISASI
  • 1.      Pengertian Struktur Organisasi
  • Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. 
  • Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
  • Langkah pertama yang amat penting dalam pengorganisasian,yang di lakukan setelah perencanaan adalah proses mendesain organisasi. Pola hubungan spesifik yang di ciptakan manager dalam proses ini di sebut struktur organisasi.
  • 4 langkah mendasar ketika seorang manager mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian :
  • 1.      Pembagian pekerjaan : membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat di laksanakan oleh individu atau kelompok.
  • 2.      Departementalisasi : menggabungkan tugas secara logis dan efisien, pengelompokan karyawan dan tugas.
  • 3.      Hierarki organisasi : sesuatu yang di hasilkan oleh adanya hubungan “penetapan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi”.
  • 4.      Koordinasi : penetapan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebu

  • Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi :
  • ·         Strategi organisasi
  • ·         Skala organisasi
  • ·         Teknologi
  • ·         lingkungan


  • 2.      Pembagian kerja
  • “Kadangkala pembagian kerja di namakan Pembagian Tenaga Kerja”, namun lebih sering di gunakan pembagian kerja, karena yang di bagi-bagi adalah pekerjaannya bukan orangnya”
  • Pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat di pelajari dan di selesaikan dengan relative cepat. Memperkuat spesialisasi ketika seseorang menjadi seorang pakar dalam pekerjaan tertentu.
  • Menciptakan variasi pekerjaan, sesuai dengan kemampuan masing-masing orang.
  • Kerugian :
  • ·         Perasaan tersaing pada tiap pegawai jika tidak ada pengendalian.
  • ·         Kebosanan jika di akibatkan oleh spesialisasi tugas yang menjadi pengulangan dan tidak memuaskan secara pribadi.

  • 3.      Bentuk-bentuk organisasi
  • Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:
  • ·         Bentuk Organisasi Garis
  • Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
  • Kebaikannya;
  • 1.      Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
  • 2.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
  • 3.      Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
  • Keburukannya;
  • 1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
  • 2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
  • 3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
  • ·         Bentuk Organisasi Fungsional
  • Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
  •                         Kebaikannya;
  • 1.      Pembidangan tugas-tugas jelas.
  • 2.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
  • 3.      Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
  •                         Keburukannya;
  • 1.      Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
  • 2.      Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
  • ·         Bentuk Organisasi Garis dan Staff
  • Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, 
  • mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. 
  • Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
  • Kebaikannya;
  • 1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,
  • dan kompleksitas susunan organisasinya.
  • 2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
  • 3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
  • Keburukannya;
  • 1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
  • 2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
  • ·         Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
  • Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Minggu, 31 Oktober 2010

Studentsite Gunadarma

Pada menu studentsite terdapat menu layanan seperti berikut:

  • BAAK News, pada menu ini kita dapat melihat info layanan yang terdiri dari jadwal perkuliahan dan ujian serta dosen yang akan mengajar kita)
  • Jadwal ujian, disini kita dapat mengetahui jadwal ujian masing" kelas
  • Jadwal kuliah, pada menu ini kita dapat mengetahu jadwal kuliah kita setiap harinya
  • info absensi, pada menu ini terdapat berita tentang absensi para mahasiswa
  • tugas (ug portofolio), di menu ini kita dapat posting tugas" yang akan di berikan kpd dosen
  • warta warga, disini terdapat segala berita tentang universitas gunadarma
  • tulisan (ug portofolio), di menu ini kita dapat posting tulinsan" kita
  • dan masih banyak lagi
kelemahan pada studentsite adalah kita tidak dapat mendaftar ulang secara otomatis atau online, kita harus melapor ulang jika studentsite kita bermasalah dan prosesnya lumayan lama dan susah.

kelebihan pada studentsite adalah kita bisa mendapat informasi lebih banyak lagi seperti tugas-tugas secara online tidak terpaku pada dosen serta dapat melihat indeks prestasi pada studentsit.

Senin, 11 Oktober 2010

PENGALAMAN PERTAMA MASUK UNIVERSITAS GUNADARMA

saya senang masuk gunadarma , karna ketemu banyak temen2 baru . saya kurang suka karna rambut saya di cukur botak .